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会社の忘年会の案内メールの例文を紹介!幹事さん必見

   

忘年会案内メール

忘年会の幹事になると、会場の手配や当日の余興などの準備、参加者の把握など、色々大変なことが多いですね。

まず、最初にしなくてはいけないことが忘年会の案内状(案内メール)作成。
この第一段階をさっとクリアできるように、

・会社の忘年会の案内メールのポイント
・案内メールの例

を、まとめました。

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会社の忘年会 案内メールのポイント

年末は、どの部署も忙しい時期。
あなたも業務で忙しい中、幹事という役割も果たさなくてはいけません。

だからこそ、案内メールは、社員の皆さんとのやり取りが手短かに済むように、1通のメールで内容を把握できるようにしなくてはいけません。

そこでメールに必ず添えたいポイントがこちらです。

・開催日時
・開催場所(住所)
・開催場所までのアクセス方法(できたら地図を添付)
・会費
・出欠確認の方法
・幹事の名前と連絡先

そして、案内メールは上司・先輩・同期・後輩など様々な人に送るものなので、それぞれにあわせた文章を作成するようにしましょう。

次に、案内メールを送る際に気をつけたいポイントをご紹介します。

メールの件名

まずメールの件名は

「〇年度忘年会のお知らせ」
「○○部忘年会のご案内」

など、一目で見てわかりやすいようにつけます。

そして、出欠確認をしたいので「要返信」や「〇月〇日締切」などの文言を付け加えておくと、なおわかりやすいですね。

例えば…

「【要返信】〇年度忘年会のお知らせ」
「【12月2日締切】営業部忘年会のご案内」

このような感じにすると、目につきやすくなります。

 

メールの冒頭

メールの冒頭は

「各位」
「〇〇部各位」
「○○部の皆さま」

などの表記でOKです。

上司については、本来であれば口頭で予定のお伺いを立てるのが一番です。
ですが、例年メールでやり取りをしているのであれば、

「〇〇部長殿」
「○○課長殿」

など、上司の名前をきちんと書いてメールを送るようにしましょう。

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忘年会の案内状の例

では、早速案内状の例文をご紹介します。

同期・先輩・後輩への案内メール

〇〇部各位

お疲れ様です。
(所属部署)の(あなたの名前)です。

今年も残すところわずかとなりましたが、恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。

この一年の労をねぎらい、親睦を深める時間として、年末のお忙しい時間ではありますが、是非ご参加頂きますようよろしくお願いいたします。

 

日時:○○年〇月〇日(曜日)〇時~〇時

場所:○○ホテル 〇〇の間
※住所と電話番号
※アクセス方法や地図の添付

会費:〇〇〇円(当日、会場にて徴収いたします)

 

なお、出欠に関しましては、件名を変えずにこのメールの返信にて〇月〇日までにお知らせください。

キャンセルにつきましては、〇日前(〇月〇日〇時)まで対応可能ですが、それ以降は会費が発生しますので、あらかじめご了承ください。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
○○部 あなたの名前
内線xxxx
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯:090-0000-0000
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

上司への案内メール

〇〇部長殿

お疲れ様です。
(所属部署)の(あなたの名前)です。

毎年恒例の(所属部署)の忘年会を本年も企画しており、ご多用とは存じますが、ぜひご参加頂きたいと思っております。

つきましては、〇〇部長の〇月〇日~〇月〇日のご都合はいかがでしょうか?
お手数ですが、ご都合のつくお日にちを〇日までにお知らせいただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
○○部 あなたの名前
内線xxxx
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
連絡先:090-0000-0000
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

上司へは、このようにまずはお伺いを立てた後、先ほどご紹介した同僚への案内メールを送ります。
その際に、各位の部分を上司の名前に書き変えて送るように気を付けてくださいね。

さいごに…

社内や部署のみんなに案内メールを送るとなると、文字の一言一句に気を配らないといけないので、大変ですよね。
まず最初の第一段階は、これですっきりクリアしちゃいましょう!

これから、さらに幹事さんはお仕事があるので大変ですが、素敵な忘年会になることをお祈りしております。

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